Exchange Migration: Exchange SE vs Exchange Online – Welche Lösung ist die Beste?

Unternehmen im Großraum Stuttgart, die noch auf Exchange Server 2016 oder 2019 setzen, stehen vor einer wichtigen Entscheidung. Am 14. Oktober 2025 erreichen die Exchange Server-Versionen ihr offizielles End-of-Life (EOL) – ab diesem Zeitpunkt stellt Microsoft den Support und Sicherheitsupdates ein.

Unternehmen müssen künftig entweder eine Abonnementlizenz oder einen aktiven Software-Assurance-Vertrag besitzen und zwingt IT-Verantwortliche frühzeitig zum Handeln, um Sicherheit, Support und die damit verbundene DSGVO-Compliance aufrechtzuerhalten. Zwei Migrationspfade stehen zur Wahl: der Umzug zu Microsoft 365 mit Exchange Online oder die Migration auf die neue On-Premises-Version mit Exchange SE (Subscription Edition).

Doch welche Option passt besser zu Ihrem Unternehmen in Stuttgart? Im Folgenden beleuchten wir die Vorteile und Herausforderungen von Exchange Online und Exchange SE vor dem Hintergrund der Mitte des Monats (Juli 2025) veröffentlichten Preisliste und geben eine gesamtheitliche Übersicht der entscheidungsrelevanten Kriterien für die Migration.

Exchange Online – Die moderne Cloud-Alternative

Exchange Online ist zentraler Bestandteil der Cloud-Plattform Microsoft 365, die Microsoft seit mehreren Jahren aktiv in der Adoption vorantreibt. Statt einen eigenen Exchange Server zu betreiben, werden diese auf Basis einer monatlichen Subskription in Microsofts Rechenzentren bereitgestellt. Gerade für mittelständische Unternehmen in Stuttgart kann Exchange Online viele Vorteile bieten, da die Wartung und die Anforderung an eigene Hardware entfällt.

Vorteile von Exchange Online (Microsoft 365)

IT-Sicherheit und Aktualität: Regelmäßige Updates und Sicherheitsverbesserungen erfolgen automatisch durch Microsoft. Sie profitieren stets von den neuesten Funktionen und automatischen Sicherheitsupdates, ohne eigenen administrativen Aufwand – ein großer Pluspunkt für die IT-Sicherheit.
Microsoft 365-Suite: Direkte Integration und Preissynergien bei Verwendbarkeit von Microsoft 365-Apps. Benutzer haben stets Zugriff aufs neuste Microsoft Office, Teams und andere Tools.
Weniger Wartungsaufwand: Weniger oder kleiner dimensionierte Server-Hardware vor Ort. Damit entfallen Aufgaben für Serverpflege, Backup und Verfügbarkeitsanforderungen an die Stromversorgung oder Klimatisierung des Serverraums.
Hohe Verfügbarkeit: Exchange Online läuft in verteilten Rechenzentren von Microsoft. Unternehmen und Administratoren müssen sich nicht um Redundanz- und Hochverfügbarkeitskonzepte / -lizenzierungen kümmern. Nutzer können von zuverlässig auf E-Mails, Kalender und Kontakte zugreifen.
Neue Funktionen exklusiv in Microsoft 365: Innovationen wie KI-gestützte Tools (z.B. Microsoft Copilot) oder andere moderne Features stehen häufig nur in Microsoft 365 zur Verfügung, nicht in lokalen Exchange-Versionen. Durch Exchange Online sichern Sie sich Zugang zu diesen neuesten Technologien und erweiterten Sicherheitsfeatures (Conditional Access) mit Mehrfaktor-Authentisierung.

Herausforderungen bei Exchange Online

Datenschutz & Compliance: Das Hosting ist bei Microsoft in der Theorie zwar sicher und Microsoft 365 erfüllt DSGVO-Anforderungen mit Rechenzentren in der EU, allerdings befinden sich Ihre sensiblen Daten dennoch extern und online. Bei hochsensiblen Daten oder unternehmensspezifischen Compliance-Anforderungen ist das in der Regel das K.O.-Kriterium, da die Online-Umgebung ein attraktives Angriffsziel darstellt und ein Datenabfluss nicht ausgeschlossen werden kann. Entsprechend sollte die Verwendung kritisch evaluiert werden.
Abhängigkeit von Microsoft: Microsoft 365 bindet Kunden mit der Produktivitäts-Suite und enger Verwebung der firmeninternen Prozesse noch enger an Microsoft. Außerdem liegen natürlich auch Serviceverfügbarkeiten und dynamische Änderungen der Plattform bei Microsoft in der Hand.
Laufende Kosten: Die Kosten von Exchange Online sind planbar, aber eben kontinuierliche Betriebsausgaben (Subscriptions). Auf lange Sicht kann das in Kombination mit Preiserhöhungen einen signifikanten Teil des IT-Budgets beanspruchen.
Initial höherer Migrationsaufwand: Der Umstieg erfordert die Migration der Daten zu Microsoft 365 – diese wird idealerweise über eine Exchange Hybrid-Stellung zwischen den Exchange On-Premises Servern und Microsoft 365 realisiert. Bestehende Postfächer und Daten können so reibungslos nach Exchange Online migriert werden und benötigen keinen Eingriff der Endnutzer zur Rekonfiguration. RAUSYS ist erfahrener Partner für Exchange Online und Microsoft 365-Migrationen – wir unterstützen Sie gerne in Ihrer Migration.

Achtung: Trotz Microsoft 365 muss die Backup-Erstellung weiterhin erfolgen – man spricht vom „Shared Responsibility Model“ in der Cloud. Das heißt Microsoft stellt die Plattform, aber Unternehmen sind weiterhin in der Verantwortung, Backups ihrer Daten zu erstellen. RAUSYS bietet flexible Managed-Services zur Erstellung von Microsoft 365-Backups an.

Exchange SE (Subscription Edition) – Die neue On-Premises-Variante

Als Nachfolgerlösung für den Betrieb On-Premises, bietet Microsoft den Exchange-Server als neue Version im Abonnementmodell an – Exchange SE (Subscription Edition). Diese richtet sich an Unternehmen, die aus bestimmten Gründen weiterhin eine lokale Exchange-Server-Infrastruktur betreiben möchten oder müssen – etwa wegen Datenhoheit, speziellen Integrationen oder Compliance. Wichtig zu wissen: Die neue Version wird erstmals nur noch im Abonnement-Lizenzmodell verfügbar sein (ähnlich wie SharePoint Server SE), d.h. Unternehmen benötigen künftig ein aktives Abo oder Software Assurance, um Exchange On-Premises weiter nutzen zu können.

Exchange SE wurde Mitte Juli 2025 vorgestellt – also kurz vor dem Support-Ende der Exchange Server-Versionen im Oktober 2025. Wer auf Exchange SE setzen will, sollte idealerweise jetzt schon auf Exchange 2019 mit aktuellem Update-Stand wechseln, da nur ein direktes In-place-Upgrade von Exchange 2019 auf Exchange SE möglich ist. Für Unternehmen auf Exchange 2016 bedeutet das also zunächst ein Zwischenschritt zu 2019.

Vorteile von Exchange SE (On-Premises)

Volle Datenkontrolle: Alle E-Mails liegen weiterhin auf Servern in Ihrer eigenen Hoheit auf dem Firmengelände. Wenn besonders schützenswerte Daten oder strenge regulatorische Auflagen bestehen, ist dies in der Regel das Hauptkriterium für die Weiterführung von Exchange SE.
Individuelle Anpassungen: Eine lokale Exchange-Umgebung bietet maximale Kontrolle über Konfiguration, Anpassungen und Integrationen. Spezifische Einstellungen oder Drittanbieter-Tools können auf dem Server installiert werden. Updates können Sie zeitlich steuern, um sie an Ihre Betriebsabläufe anzupassen.
Bekannte Umgebung für Administratoren: Ihr IT-Team kennt die Exchange-Server-Verwaltung bereits. Bei einem Upgrade auf Exchange SE bleiben viele Konzepte gleich – so können bestehende Prozesse (Backup, Monitoring, etc.) weiter genutzt und auf die neue Version angepasst werden, anstatt sie komplett neu aufzusetzen.
Keine Internetabhängigkeit für internen Mailverkehr: Lokale Benutzer können auch bei Internet-Störungen intern weiter E-Mails senden/empfangen, da der Server im Haus ist. Abbildbarkeit als Air gapped-Umgebung oder interne Umgebung im Medizinwesen, die über mehrere Standorte per VPN kommunizieren.

Herausforderungen bei Exchange SE

Regelmäßige Kosten durch Abo-Modell: Auch On-Premises wechselt Microsoft zum Subskription-Lizenzmodell. Damit fallen anstelle einer einmaligen Lizenzkosten nun regelmäßige Gebühren an (ähnlich wie bei Microsoft 365-Abos) – diese fallen zusätzlich zu den Windows Server-Lizenzen und User CALs an, und ist damit in Summe teurer als die reine Exchange Online-Lizenz.
Administrations – und Wartungsaufwand: Betrieb und Wartung liegen in Ihrer Verantwortung. Sie benötigen nach wie vor Server-Hardware oder VM-Ressourcen, müssen Updates einspielen, für Ausfallsicherheit sorgen und Sicherheitsvorfälle durch die zeitnahe Einspielung von Security-Patches verhindern. Ungepatchte Exchange-Server geraten verstärkt im Visier von Angreifern (wie u.a. der Hafnium-Vorfall 2021 zeigte) und stellen ein Gefahrenpotential dar.
Infrastruktur und Skalierung: Die Systemvoraussetzungen für Exchange Server SE fangen bei 128 GB Arbeitsspeicher an – auch wenn Exchange Server erfahrungsgemäß mit weniger Ressourcen läuft, ist die Auslegung der Server (CPU, RAM, Speicher) eine Frage der Auslastung im Hinblick auf Benutzeranzahl und gleichzeitiger Verbindungen.

Zusammenfassung: Exchange Online vs. Exchange SE im Vergleich

Beide Wege – Exchange Online oder die neue Exchange SE On-Premises-Lösung – haben klare Vorteile und Herausforderungen. Ein kurzer Vergleich der wichtigsten Argumente pro Lösung:

	Exchange Online	Exchange SE
Kosten	3,70 EUR / Benutzer / Monat	5,50 EUR+ / Benutzer / Monat
Vorteile	IT-Sicherheit, Synergien durch Microsoft 365 Produktivitätssuite, automatische Updates	Datenlokalität / Compliance auf unternehmensinternen Exchange-Server, Integrationskompatibilität
Herausforderungen	Datenlokalität und tatsächliche Verfügbarkeit	Regelmäßige Wartung, IT-Sicherheit, höhere Komplexität
Migrationsaufwand	In-place Upgrade	Exchange Hybrid-Migration

Exchange Online (Microsoft 365) – wichtigste Punkte:

Bessere IT-Sicherheit: Automatische Updates durch Microsoft, gehärteter Login mit Mehr-Faktor-Authentisierung (MFA)
Niedrigere Komplexität: Weniger administrativer Aufwand, keine eigenen Server, kein Redundanzkonzept
Microsoft 365-Suite: Aktuelle Features (u.a. AI-Funktionen mit Microsoft Copilot) und Verwendbarkeit weiterer Produktivitäts-Apps wie Microsoft Teams
Flexible Kosten: Kosten pro Nutzer pro Monat, leicht skalierbar nach Unternehmensgröße

Exchange Server Next (On-Premises) – wichtigste Punkte:

Datenhoheit: Vollständige Kontrolle über Daten und Systeme im eigenen Haus, maximale Compliance
Technische Flexibilität: Tiefe Integration in bestehende Infrastruktur, wie externe Applikationen und spezifische Anpassungen möglich
Geringer Übernahmeaufwand: Bekannte Plattform für Admins, kein komplett neues Betriebsmodell bzw. Schulungen notwendig, Übernahme Betrieb über Inplace-Upgrade

Die Prüfung der Migrationsszenarien und Vorbereitung der IT-Infrastruktur sollten Unternehmen möglichst zeitnah angehen. Auch der Wechsel zu Microsoft 365 sollte geprüft werden, um Kompatibilitätsprobleme und Sicherheitslücken zu vermeiden. Vereinbaren Sie noch heute einen Beratungstermin, um Ihre individuelle Migration vorzubereiten.

Fazit: Jetzt handeln – RAUSYS unterstützt Ihre Exchange-Migration im Großraum Stuttgart und bundesweit

Kaum ein Weg führt an der Cloud vorbei. Kostentechnisch ist Exchange SE nur durch Compliance begründbar und auch sicherheitstechnisch wurden im Januar 2021 vier Zero-Day-Exploits im On-Premises Exchange Server entdeckt, die Angreifern vollständigen Zugriff auf den Server, E-Mails und angeschlossene Geräte im Netzwerk ermöglichten.

Das Support-Ende der Exchange-Server rückt kurzfristig näher und Unternehmen müssen einen Fahrplan für die Exchange Migration festlegen. Ob Exchange Online als cloudbasierte Lösung oder der neue Exchange SE (Subscription Edition) – beide Wege können erfolgreich beschritten werden. Wichtig ist, die für Sie passende Strategie gemäß Ihrer Anforderungen zu wählen, rechtzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen und kompetente Unterstützung an der Seite zu haben.

RAUSYS ist Ihr erfahrener IT-Partner im Großraum Stuttgart für alle Fragen rund um Microsoft 365 und Exchange Server. Von der Planung über die Umsetzung bis zum langfristigen Betrieb stehen wir Ihnen zur Seite. Unsere Experten kennen die Herausforderungen sowohl der Cloud-Migration als auch von On-Premises-Upgrades aus der Praxis. Wir helfen Ihnen, Daten sicher zu migrieren und die für Ihr Business optimale E-Mail-Plattform einzurichten.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Exchange-Zukunft gestalten! Ob Umstieg auf Exchange Online Stuttgart oder Implementierung eines neuen Exchange SE Stuttgart Servers – wir begleiten Sie bei der erfolgreichen Migration. Profitieren Sie von RAUSYS Kompetenz für Ihre Exchange Migration Stuttgart. Wir beraten Sie gerne zur zukunftssicheren Aufstellung Ihrer E-Mail-Infrastruktur.